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檔案歸檔管理辦法

（試行版）

為加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及集團(tuán)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司檔案工作的實(shí)際情況，制定本辦法：

一、檔案管理

（一）公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則

公司檔案管理人員負(fù)責(zé)公司主體檔案的管理，并對(duì)各戰(zhàn)隊(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）檔案管理專(zhuān)員履行下列職責(zé)

1.貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

2.統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；

3.指導(dǎo)各戰(zhàn)隊(duì)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

4.監(jiān)督、指導(dǎo)各戰(zhàn)隊(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。

（三）檔案管理要求

1.歸檔日期：每月2號(hào)；

2.各戰(zhàn)隊(duì)提報(bào)一名檔案聯(lián)絡(luò)人（本辦法試行后當(dāng)日?qǐng)?bào)送），負(fù)責(zé)歸檔材料的收集和整理，按歸檔時(shí)間要求每月固定向公司檔案管理專(zhuān)員移交戰(zhàn)隊(duì)檔案集中管理。

二、檔案的立卷歸檔

1.檔案的歸檔內(nèi)容包括公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的規(guī)劃、方案、各級(jí)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、人事資料、信用材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級(jí)報(bào)告、體系認(rèn)證、榮譽(yù)證書(shū)、土地、房產(chǎn)資料、公司專(zhuān)題會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、其他重要會(huì)議材料等具有可查性、具有保存價(jià)值或參考價(jià)值的文件資料；

2.業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)。依據(jù)其屬性分別由相關(guān)戰(zhàn)隊(duì)保存原件，其它重要報(bào)告，在公司資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦專(zhuān)員整理后每月定期移交檔案管理專(zhuān)員。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告可由各戰(zhàn)隊(duì)自行保管；

3.移交檔案管理專(zhuān)員的文件資料原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)必須保留的，各戰(zhàn)隊(duì)保存復(fù)印件，并附說(shuō)明；

4.由公司對(duì)外簽訂的合同應(yīng)保存原件，檔案室、財(cái)務(wù)和相關(guān)戰(zhàn)隊(duì)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由檔案室保存原件；

5.電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔按照同類(lèi)紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成；

6.各戰(zhàn)隊(duì)及時(shí)將已完工項(xiàng)目的電子文件移交檔案管理專(zhuān)員歸檔，移交時(shí)做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚，移交清單壹拾貳份，交接雙方簽字后各執(zhí)壹份；

7.檔案管理員負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開(kāi)發(fā)利用，做到外觀完好、整潔無(wú)損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測(cè)試無(wú)病毒和百分之百的準(zhǔn)確率；

8.公司歸檔范圍，參照集團(tuán)2017年《檔案管理辦法（試行）》第二章執(zhí)行。

三、檔案的整理與分類(lèi)

參照集團(tuán)2017年《檔案管理辦法（試行）》第三章執(zhí)行。

四、檔案的銷(xiāo)毀

1.檔案銷(xiāo)毀的具體工作由檔案室承辦，對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，銷(xiāo)毀清冊(cè)立卷歸檔，永久保存。

2.對(duì)戰(zhàn)隊(duì)檔案擬銷(xiāo)毀的，經(jīng)戰(zhàn)隊(duì)負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報(bào)告送公司經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)要有二人以上，并由戰(zhàn)隊(duì)負(fù)責(zé)人監(jiān)銷(xiāo)，共同在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

五、檔案的保密安全

1.檔案管理專(zhuān)員、各戰(zhàn)隊(duì)檔案負(fù)責(zé)人和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公司各項(xiàng)保密制度，認(rèn)真做好保密工作。

2.檔案專(zhuān)員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，履行借閱登記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

3.借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許私自勾畫(huà)、撕頁(yè)或銷(xiāo)毀。

4.任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按公司《檔案管理規(guī)范及檢查記錄表》的規(guī)定嚴(yán)肅處理。

5.檔案管理專(zhuān)員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí)，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假；涉及公司機(jī)密的檔案材料，必須公司經(jīng)理同意后再作決定，嚴(yán)防泄密。

6.檔案室禁止吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入檔案室，明顯處要有安全防火設(shè)備及滅火器。

7.非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。

8.檔案管理專(zhuān)員必須對(duì)檔案室進(jìn)行定期檢查，鎖好門(mén)窗、檔案柜。

六、檔案的利用

1.借閱非機(jī)密性的文件，由各戰(zhàn)隊(duì)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱登記手續(xù)。

2.借閱秘密級(jí)文件，必須由各戰(zhàn)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)簽字，并報(bào)公司經(jīng)理審批，辦理借閱登記手續(xù)后，方可借閱。

3.涉及核心機(jī)密文件必須由公司經(jīng)理審批并辦理借閱登記手續(xù)就地查閱。

4.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，做好借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查，并在借閱登記表上登記好歸還日期。借閱者要愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、損毀、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。如需摘抄檔案內(nèi)容或復(fù)印檔案資料，應(yīng)由公司經(jīng)理批準(zhǔn)并在借閱登記表中注明摘抄和復(fù)印內(nèi)容。檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，檔案管理專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)報(bào)告戰(zhàn)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)，逐級(jí)上報(bào)。

5.對(duì)借閱的文件在限定的時(shí)間內(nèi)還未歸檔者應(yīng)及時(shí)催退（催退當(dāng)日歸還檔案），以防文件遺失或影響他人借閱。如需再借，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

6.外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管戰(zhàn)隊(duì)簽署意見(jiàn)后，經(jīng)公司經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)后方可借閱。

7.檔案管理專(zhuān)員對(duì)查閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案室借閱登記表上進(jìn)行登記；對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

七、附則

1.人力資源檔案參照國(guó)家人力資源部《國(guó)家人事檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.會(huì)計(jì)檔案參照財(cái)政部、國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.公司制定的其他檔案管理辦法及保管期限，為本辦法的補(bǔ)充。

4.本辦法自印發(fā)之日起試行。